メモの重要性：なぜ新卒こそメモを取るべきなのか

メモを取ることは、単なる記録作業ではありません。それは、記憶の補助、思考の整理、そして円滑な情報共有へと繋がる重要な行為です。特に、新しい環境に飛び込んだばかりの新卒にとって、メモは羅針盤のような役割を果たします。

新卒がメモを取るべき理由は多岐にわたります。まず、先輩や上司からの指示内容を正確に理解するためです。口頭での指示は、時間が経つにつれて曖昧になりがちですが、メモがあればいつでも確認できます。次に、業務プロセスを効率的に学習するためです。メモを通して、業務の流れやポイントを体系的に整理することで、理解が深まり、習得も早まります。さらに、質問力を向上させるためにもメモは有効です。不明点をメモしておけば、質問する際に的確な情報を提供でき、より建設的なコミュニケーションにつながります。

例えば、先輩から新しいプロジェクトの進め方について指示を受けた新卒Aさんがいます。Aさんは指示された内容をメモに取り、後から見返したことで、曖昧だった部分を明確に理解し、スムーズに業務を進めることができました。もしメモを取っていなければ、何度も先輩に同じ質問を繰り返すことになり、貴重な時間を無駄にしてしまっていたかもしれません。また、会議で議論された内容をメモしていた新卒Bさんは、後日、そのメモを元に上司に的確な報告を行い、高い評価を得ることができました。

メモを取らないことによるリスクは決して小さくありません。指示の誤解による業務の遅延や、最悪の場合、顧客とのトラブルに発展する可能性もあります。また、上司や先輩からの信頼を損ない、キャリア形成に悪影響を及ぼすことも考えられます。

ここで、メモに関するいくつかの専門用語についても触れておきましょう。議事録は、会議の内容を記録したもので、決定事項や議論の流れを把握するために重要です。ToDoリストは、実行すべきタスクをリスト化したもので、業務の進捗管理に役立ちます。これらのツールを効果的に活用するためにも、日々のメモが不可欠となります。

新卒が陥りやすいメモの失敗例

新卒が陥りやすいメモの失敗例として、以下の3つが挙げられます。

• ただ書き写すだけのメモ
• 情報が整理されていないメモ
• 後から見返しても意味が分からないメモ

これらの失敗例は、メモを取る目的が曖昧であることや、メモの取り方に工夫がないことが原因です。改善策としては、まずメモを取る目的を明確にすることが重要です。例えば、「指示内容を正確に理解するため」「業務プロセスを学習するため」など、目的を意識することで、メモの内容も自然と濃くなります。次に、情報を整理することを心がけましょう。キーワードや略語を活用したり、自分にとって分かりやすい記号を使ったりすることで、情報を効率的に整理できます。最後に、後から見返しても意味が分かるように、具体的に記述することを心がけましょう。

効果的なメモ術の基本

効果的なメモ術の基本として、以下の3つのポイントを押さえましょう。

• 必要な情報を効率的に記録するためのコツ（キーワード、略語、記号の活用）
• メモを取る際の姿勢（集中力、積極性、質問力）
• メモを取る場所やタイミング（会議中、打ち合わせ中、移動中など）

必要な情報を効率的に記録するためには、キーワード、略語、記号を積極的に活用しましょう。例えば、「重要」という言葉を「★」で表したり、「確認」という言葉を「Check」と略したりすることで、メモの時間を短縮できます。メモを取る際の姿勢としては、集中力を保ち、積極的に内容を理解しようとすることが重要です。また、不明な点があれば、その場で質問することで、理解を深めることができます。メモを取る場所やタイミングは、状況に応じて柔軟に対応しましょう。会議中や打ち合わせ中は、重要な情報を漏らさないように、積極的にメモを取りましょう。移動中や休憩時間には、アイデアや気づきをメモすることで、創造性を高めることができます。

Oopsyfyのようなメモアプリを使えば、音声メモを自動で文字起こししたり、テキストメモを整理したりできます。「Oopsyfy」を活用して、メモをより効果的に活用しましょう。

シーン別メモ術：状況に応じた最適なメモの取り方

メモは、単に情報を記録するだけでなく、状況に応じて最適な方法で活用することで、その効果を最大限に引き出すことができます。ここでは、様々なビジネスシーンにおけるメモ術と、ヒアリング力を高めるためのメモ術、そしてデジタルツールを活用したメモ術について解説します。

• 会議・打ち合わせでのメモ術

会議や打ち合わせでは、議題、決定事項、ToDo、質疑応答など、記録すべき情報が多くあります。

• 議題:会議のテーマや目的を明確に記録します。

• 決定事項:誰が、いつまでに、何をするのかを具体的に記録します。

• ToDo:自分自身やチームメンバーが実行すべきタスクを明確にします。

• 質疑応答:参加者からの質問とその回答を記録し、不明点を解消します。

• 電話応対でのメモ術

電話応対では、相手の名前、連絡先、要件、折り返し連絡の有無などを正確に記録することが重要です。

• 相手の名前:漢字と読み方を正確に記録します。

• 連絡先:電話番号、メールアドレスなどを確認し、記録します。

• 要件:相手の要望や伝えたいことを簡潔に記録します。

• 折り返し連絡の有無:必要に応じて、折り返し連絡の要否と希望日時を確認します。

• 研修・OJTでのメモ術

研修やOJTでは、講師の説明、質疑応答、重要ポイントなどを記録し、後から見返して理解を深めることが大切です。

• 講師の説明:重要なキーワードや概念を記録します。

• 質疑応答:他の参加者の質問とその回答を参考に、理解を深めます。

• 重要ポイント:講師が強調した点や、特に重要だと感じた点を記録します。

• 業務日報でのメモ術

業務日報では、業務内容、進捗状況、課題、改善策などを記録し、日々の業務を振り返り、改善に繋げることが目的です。

• 業務内容:その日に行った業務を具体的に記録します。
• 進捗状況:各業務の進捗状況を数値や割合で示します。
• 課題:業務遂行上で直面した課題や問題点を明確にします。
• 改善策:課題解決のために考えられる改善策を具体的に記述します。

ヒアリング力を高めるメモ術

ヒアリング力を高めるためには、相手の話を注意深く聞き、要点を絞り込みながらメモを取ることが重要です。

• 相手の話を注意深く聞くための準備

• 事前にヒアリングの目的を明確にしておく。

• 質問事項を準備しておく。

• 集中できる環境を整える。

• 要点を絞り込みながらメモを取る方法

• キーワードや略語を活用する。

• 図やイラストを交えて視覚的に記録する。

• 重要なポイントは色を変えて強調する。

• 質問力を高めるためのメモの活用

• メモを見ながら質問することで、聞き漏らしを防ぐ。

• メモを整理することで、質問内容を明確にする。

• 質問の意図を伝えることで、相手の理解を深める。

• 相槌や表情で相手に安心感を与える重要性

• 適度な相槌や肯定的な表情で、相手の話をしっかりと聞いていることを伝える。

• 相手の目を見て話を聞くことで、真剣さを伝える。

• 相手の話に共感することで、信頼関係を築く。

デジタルツールを活用したメモ術

PC、スマホ、タブレットなどのデジタルツールを活用することで、メモの効率化、情報共有、検索性が向上します。

• PC、スマホ、タブレットなど、デバイス別のメリット・デメリット

• PC:キーボード入力が容易で、長文のメモや資料作成に適しています。

• スマホ:携帯性に優れており、場所を選ばずにメモを取ることができます。

• タブレット:手書き入力が可能で、図やイラストを交えたメモに適しています。

• おすすめのメモアプリ・ツール

• Evernote:多機能で、テキスト、画像、音声など様々な形式のメモを保存できます。

• OneNote:Microsoft Officeとの連携が容易で、情報整理に便利です。

• Google Keep:シンプルで使いやすく、アイデアやToDoリストの作成に適しています。

• デジタルメモの活用事例

• 情報共有:チームメンバーとメモを共有し、情報共有を円滑化します。

• 検索:キーワード検索で、必要な情報を素早く見つけます。

• 編集:メモを編集し、最新の情報に更新します。

デジタルのメモアプリを使うと、「書いたのに見つからない」を減らせます。検索できる、共有できる、タスク管理に転用できる。この3つがそろうだけで、忘れ物防止の精度が一気に上がります。

メモを仕事に活かす：メモから成果を生み出すためのステップ

メモを取ることは、情報を記録するだけでなく、それを仕事の成果に繋げることが重要です。メモを最大限に活用するためには、適切な見返し方、整理方法、そして活用方法を身につける必要があります。

まずは、メモを見返す習慣をつけましょう。会議や打ち合わせ後、その日の終わり、週の終わりなど、定期的にメモを見返す時間を作ります。見返す際には、重要事項を抽出したり、関連する情報をグルーピングしたり、ラベル付けをすることで、情報を整理しやすくなります。

メモをToDoリストに落とし込むことも効果的です。メモの中から具体的なアクションアイテムを洗い出し、優先順位をつけてToDoリストに追加します。これにより、メモが単なる記録ではなく、具体的な行動に繋がるようになります。例えば、会議のメモから「〇〇さんに連絡する」「〇〇の資料を作成する」といったタスクを抽出し、期日を設定してToDoリストに追加します。

また、メモは議事録や報告書を作成する際の貴重な情報源となります。会議や打ち合わせのメモを元に、決定事項や議論の内容をまとめ、議事録を作成します。業務日報を作成する際には、日中の業務内容や進捗状況、課題などをメモから抽出し、報告書にまとめます。

メモは自己成長にも繋がります。日々の業務で学んだことや気づいたことをメモしておき、定期的に振り返ることで、自分の成長を実感することができます。反省点や改善点もメモしておき、次の行動に活かすことで、自己成長を加速させることができます。例えば、うまくいった仕事のプロセスや、失敗した原因などをメモしておき、定期的に見返すことで、自分の強みや弱みを把握し、改善に繋げることができます。

メモ術をレベルアップさせるための習慣

メモ術をさらにレベルアップさせるためには、日々の習慣が重要です。

• 毎日メモを取る習慣: どんな些細なことでも、気になったことや思いついたことはすぐにメモするようにしましょう。
• 定期的にメモを見返す習慣: 毎日、毎週、毎月など、定期的にメモを見返す時間を作りましょう。
• メモの内容を整理・分類する習慣: メモを見返したら、内容を整理・分類し、必要な情報にすぐにアクセスできるようにしましょう。
• メモ術に関する書籍やセミナーで学習する習慣: メモ術に関する書籍を読んだり、セミナーに参加したりすることで、新しいテクニックや考え方を学ぶことができます。

例えば、Oopsyfy のようなメモアプリを活用することで、音声メモやテキストメモを自動で整理し、メール配信や Notion 連携機能も利用できます。これにより、メモを取る習慣、見返す習慣、整理する習慣を無理なく身につけることができます。日次メール配信機能を利用すれば、毎日の振り返りが習慣化され、自己成長に繋げやすくなります。

メモは単なる記録ではなく、仕事の成果に繋げるための重要なツールです。メモ術をレベルアップさせ、日々の業務に活かしていくことで、より効率的に、そして効果的に仕事を進めることができるでしょう。

メモ術を比較する：自分に合ったメモ術を見つけよう

メモ術には様々な種類があり、それぞれに特徴があります。自分に合ったメモ術を見つけることで、より効率的に情報を整理し、活用できるようになります。ここでは、代表的なメモ術の種類と、それぞれのメリット・デメリットについて解説します。

メモ術の種類

代表的なメモ術としては、以下のものが挙げられます。

• 箇条書き
• マインドマップ
• コーネル式ノート術

各メモ術のメリット・デメリット

各メモ術には、それぞれメリットとデメリットがあります。

• 箇条書き

情報をシンプルに記録することに特化したメモ術です。キーワードや短いフレーズを並べて書くことで、素早く内容を把握できます。

• マインドマップ

中心となるテーマから放射状にアイデアを広げていくメモ術です。連想ゲームのようにキーワードを繋げていくことで、新たな発想や気づきを得やすくなります。

• コーネル式ノート術

ノートをいくつかのセクションに区切り、情報を整理しながら記録していくメモ術です。講義や会議の内容を効率的に記録し、復習にも役立ちます。

比較表

自分に合ったメモ術を見つけるためには、それぞれの特徴を比較検討することが重要です。

自分に合ったメモ術を見つけることは、情報整理能力の向上に繋がります。色々なメモ術を試してみて、自分にとって最適な方法を見つけてみましょう。また、メモを取るだけでなく、Oopsyfy のようなツールを活用して、メモを自動で整理し、必要な時にすぐにアクセスできるようにすることも重要です。

Oopsyfyでメモを共有・活用する

Oopsyfyの概要と機能紹介

Oopsyfyは、「うっかり」を防ぐための記録・振り返り支援サービスです。日々の気づきや作業メモ、判断の背景などをシンプルに記録し、”あとから思い出せる状態”を自動でつくることを目的としています。

Oopsyfyの主な機能は以下の通りです。

• 音声メモ: 音声で簡単にメモを取ることが可能。

• 自動文字起こし: 音声メモをテキストに自動変換し、検索性を向上。

• 自動整理: メモを自動で整理し、必要な情報をすぐに見つけられる。

• Notion連携: Notionと連携し、情報を一元管理。

• メール配信: 日次または週次でメモをメールで配信し、振り返りを促進。

Oopsyfyを活用したメモの共有方法

Oopsyfyは、チーム内での情報共有やノウハウの蓄積にも役立ちます。

• チーム内での情報共有: Oopsyfyで記録したメモをチームメンバーと共有することで、認識のずれを防ぎ、スムーズな連携を実現します。

• ノウハウの蓄積: 個人の経験や知識をOopsyfyに記録し、チーム全体のノウハウとして蓄積できます。

• 議事録の共有: 会議の内容をOopsyfyで記録し、参加者全員で共有することで、認識の齟齬を防ぎ、アクションプランの実行を促進します。

Oopsyfyを活用した課題解決の事例

Oopsyfyは、業務効率化やコミュニケーション改善など、様々な課題解決に貢献します。

• 業務効率化: Oopsyfyでタスクやアイデアを記録し、Notionと連携することで、タスク管理を効率化し、生産性を向上させます。

• コミュニケーション改善: Oopsyfyで会議の内容や決定事項を記録し、チームメンバーと共有することで、認識のずれを防ぎ、円滑なコミュニケーションを実現します。

• ナレッジマネジメント: Oopsyfyで個人の知識や経験を記録し、チーム全体のナレッジベースとして活用することで、組織全体の学習能力を高めます。

Oopsyfyの料金プラン

Oopsyfyには、無料プランと有料プランがあります。無料プランでは、基本的な機能を利用できます。有料プランでは、より多くの機能やストレージ容量を利用できます。詳細はOopsyfyの料金ページをご確認ください。

Oopsyfyの導入事例

• 会議後の整理が速い: 会議中に音声メモ→文字起こし→そのままNotionへ保存。議事録の“たたき台”がすぐ作れます。

• タスク漏れが減る: メモ内のToDoに期限を付けてリマインド。忘れ物防止の仕組みを作れます。

• 振り返りが続く: メール配信で毎日メモが届くので、見返す習慣が作りやすいです。

Oopsyfyは、メモの記録・整理・共有を効率化し、業務効率化、コミュニケーション改善、ナレッジマネジメントに貢献するツールです。

よくある質問（FAQ）

Q. メモを取るのが苦手なのですが、どうすれば良いですか？

A. 最初から完璧なメモを目指す必要はありません。まずは、授業や会議で話されている内容の中から、重要だと思ったキーワードや単語を箇条書きでメモすることから始めてみましょう。例えば、会議であれば「〇〇プロジェクト、課題：人員不足、解決策：外部委託検討」のように、短くまとめて記録するだけでも十分です。

徐々に慣れてきたら、キーワードだけでなく、そのキーワードに関する簡単な説明や、自分が考えたアイデアなどを付け加えるようにすると、より理解が深まります。メモを取る目的を明確にし、「何のためにメモを取るのか」を意識することで、自然と必要な情報を選び取れるようになります。

Q. どのメモアプリを使えば良いか分かりません。

A. メモアプリは数多く存在するため、どれを選べば良いか迷ってしまうかもしれません。まずは、無料で利用できるメモアプリから試してみるのがおすすめです。EvernoteやOneNoteは、基本的なメモ機能に加えて、画像や音声の添付、Webページのクリップなど、多機能な点が魅力です。

シンプルな操作性を求めるのであれば、Google Keepもおすすめです。付箋のように手軽にメモを作成でき、Googleアカウントと連携することで、PCやスマートフォンなど、様々なデバイスで同期できます。

これらのアプリを実際に試してみて、自分にとって使いやすいと感じるものを選ぶと良いでしょう。また、Oopsyfyのように、音声メモの自動整理やメール配信機能など、特定のニーズに特化したアプリも検討してみる価値があります。

Q. メモを見返す時間がないのですが、どうすれば良いですか？

A. 忙しい毎日の中で、メモを見返す時間を確保するのは難しいかもしれません。しかし、メモは書くだけでなく、見返すことで初めてその価値を発揮します。まずは、1日5分でも良いので、メモを見返す時間を設けるようにしましょう。

例えば、通勤時間や休憩時間、就寝前など、ちょっとしたスキマ時間を活用して、メモの内容を振り返ってみましょう。また、週末にまとめてメモを整理するのも効果的です。メモの内容を整理・分類することで、必要な情報にアクセスしやすくなり、仕事の効率化にも繋がります。

Oopsyfyのように、日次メール配信機能があるメモアプリを活用すれば、毎日自動的にメモが送られてくるため、見返す習慣を身につけやすくなります。

Q. 上司や先輩に質問する際に、メモを見せるのは失礼にあたりますか？

A. いいえ、上司や先輩に質問する際に、メモを見せることは決して失礼にはあたりません。むしろ、メモを見せることで、質問内容が明確になり、コミュニケーションが円滑になる効果が期待できます。

メモを見せることで、自分がどのような情報を理解できていないのか、何を知りたいのかを具体的に伝えることができます。また、メモを見ながら質問することで、聞き漏らしや誤解を防ぎ、より正確な情報を得ることができます。

ただし、メモの内容があまりにも乱雑であったり、整理されていなかったりすると、相手に不快感を与えてしまう可能性があります。質問する前に、メモの内容を整理し、分かりやすくまとめてから見せるように心がけましょう。

まとめ

本記事では、新卒が仕事で成果を出すために不可欠なメモ術について解説しました。メモを取ることは、単なる記録作業ではなく、指示内容の正確な理解、業務プロセスの学習、そして質問力の向上に繋がる重要なスキルです。

会議や打ち合わせ、電話応対、研修など、様々なシーンで効果的なメモ術を実践することで、情報を見返す手間を減らし、業務効率を向上させることができます。デジタルツールを活用すれば、さらに効率的な情報共有や検索も可能です。

今日からメモ術を実践し、日々の業務で積極的に活用してみましょう。そして、日々の業務で生まれた課題やアイデアは、Oopsyfyのようなツールで記録・共有し、チーム全体の成長に繋げていきましょう。Oopsyfyは、音声メモやテキストメモを自動整理し、メール配信やNotion連携機能も備えているため、忙しい新卒の方でも簡単にメモを活用できます。